Materi 5 : SISTEM DESAIN KERJA

SISTEM DESAIN KERJA

A. Desain Pekerjaan

Desain kerja (job design) adalah suatu proses perincican dari suatu tugas dan sebuah pelaksanaan tugas untuk individu atau kelompok agar dapat mencapai suatu tujuan. Desain kerja sangatlah peting untuk melakukan suatu pekerjaan  yang efektif dan efisein.

Adapaun alasan pentingnya desain kerja untuk para pegawai, diantaranya :

1. Semangat kerja dalam spesialisasi

    (Pengoptimalan kerja yang tidak memerlukan waktu yang lama).

2. Dilihat dari motivasi dan semangat kerja yang terdiri dari : tingginya produktivitas, tingginya kualitas produksi, tingginya kepuasan kerja dari para pegawai.

Desain pekerjaan sangatlah penting bagi semua pekerjaan. Karena,  dengan desain pekerjaan tersebut semua pekerjaan yang dilakukan akan lebih terarah dan jelas.

Adapun tujuan dari desain pekerjaan (Sunarto, 2005) adalah :

1. Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal

2. fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki

3. Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal

4. Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupaa, sehingga bisa meningkatkan kerjasama dan efektifitas tim

5. IntegrasI kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi desain kerja (menurut Flippo) adalah sebagai berikut :

1. isi masing-masing spesialisasi pekerjaan dan bentuk operasi yang berulang-ulang.

2. Pertukaran tekhnologi

3. Kebijaksanaan tenaga kerja

4.Kemaampuan para personil

5. Tersedianya kesanggupan pegawai

6. Interaksi masing-masing kepentingan dalam pekerjaan sistem

7. Serta psikologi dan kebutuhan sosial setiap manusia yang ditemukan dalam bekerja

Selain itu, ada langah-langkah yang dilakukan dalam merancang desain pekerjaan :

1. Merancang cara-cara yang tepat sesuai dengan tugasnya masing-masing

2.Perubahan pekerjaan dalam bentuk pemberian tugas yang berulang-ulang

3. Menyusun alat dan perlengkapan untuk mempersingkat waktu

4.Membangun lingkungan pekerjaan yang baik agar tidak mengurangi efektifitas orgaanisasi

5.Medesain alat-alat khusus dari pekerjaan untuk mengurangi tindakan yang tidak diperlukan

6. Segala kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan yang sedang ditangani, dihilangkan.

Adapaun hal-hal yang mencangkup desain pekerjaan, adalah :

1. Identitas pekerjaan

( Jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan ).

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab

( Adanya perician tugas  dan tangung jawab secara nyata  agar jelas diketahui ).

3. Standar wewenang dan pekerjaan

( Para pimpinan harus memberi wewenang dan standar pekerjaan kepada karyawannya secara jelas ).

4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas

( Mengenai alat, mesin dan bahan baku yang akan digunakan).

5. Rigkasan pekerjaan

( Mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utama dari pekerjaan yang telah dilakukan ).

6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya

(Jabatan darimana petugas dipromosikan da kejabatan mana petugas akan dipromosikan ).

B. Mendesain Kembali Pekerjaan (Job Redesign)

Mendesain kembali pekerjaan (job redesign) adalah kegiatan untuk merancang ulang pekerjaan yang didalamnya terdapat tugas-tugas, komponen-komponen yang berhubungan dengan pekerjaan yang bertujuan utnuk peningkatan kualitas maupun produktifitas dari sautu pekerjaan kedepannya.

Menurut Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara:

1. Simplikasi pekerjaan

Pekerjaan disederhanakan menjadi bagian-bagian terkecil dan pekerjaan dapat dilakukan bersama-sama sehingga waktu pekerjaan menjadi lebih cepat

2. Rotasi pekerjaan

Seorang pegawai berpindah dari sautu posisi ke posisi lain untuk menghindari kejenuhan dalam melaksanakan pekerjaan. Para pegawai harus menyesuaikan terlebih dahulu dengan pekerjaan barunya agar pekerjaan yang mereka lakukan menjadi optimal seperti biasanya

3. Pemekaran pekerjaan

Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang saling berkaitan dan saling mendukung diselesaikan oleh sorang pegawai/bagian. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, yang berarti cara ini ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4.  Pemekaran pekerjaan

Memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemekaran pekerjaan ini bersifat vertical, berarti cara ini ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan.

C. Pendekatan dan Teknik Desain Kerja (Job Design)

Menurut Friederick Taylor, ada beberap pendekatan yang dapat digunakan oleh para pimpinan dalam mendesain pekerjaan dan mendesain kembali pekerjaan, diantaranya :

• Setiap pekerjaan diwujudkan dalam bentuk kegiatan yang berlainan yang selalu dimulai dari awal dan selalu diakhiri dengan baik.
• Diusahakan bagaimana para pekerja dapat menganalisa penampilan kerja, maupun gerak gerik mereka dalam bekerja.
• Memeriksa beberapa alternative atau cara yang efisien untuk mengerjakan tugas.
• Melatih para pekerja untuk dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Sedangkan menurut Hellriegel pendekatan-pendekatan yang dialkukan untuk mendesain pekerjaan (job design) adalah sebagai berikut :

• Pengayaan kerja (job enrichment)

Pekerjaan jadi lebih menarik dan menantang.

• Perluasan kerja (job enlargement).

Menambah tugas untuk berbagai pekerjaan

• Seperangkat tujuan (goal setting).

Tujuan, umpan balik dan dorongan dalam pelaksanaan pekerjaan.

• Rotasi kerja (job rotation)

Sebbuah variasi kerja.

• Pendekatan sosioteknikal ( Sosiotechnical approach)

Tanggungjawab pekerjaan untuk kelompok dan adanya keseimbangan anatara aspek teknis dengan aspek sosial.

D. Teknik-Tekik Desain Kerja

1. Rotasi kerja  (job rotation)

Perpindahan dari sautu pekerjaan ke pekerjaan yang lain dengan posisi yang sama atau horizontal. Dengan cara ini dimungkinkan para pegawai bisa mengembangkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan dilepaskan dari sifat monoton, rutin dan terbatas dari suatu pekerjaan.

2. Perluasan kerja ( job enlargement)

Meningkatkan bidang pekerjaan dari setiap pegawai, yang dimana pekerjaan tersebut dikombinasikan sesuaai dengan fungsi horizontaldari suatu unit organisasi.

3. Pengayaan kerja (job enrichment)

Menghilangkan ketidakpuasan kerja dengan meningkatkan kedalam pekerjaan. Setiap pegawai juga diberi tanggung jawab untuk mengatur kecepatan kerjanya sendiri, memperbaiki kesalahan pekerjaannya, memutuskan cara terbaik untuk pelaksanaan pekerjaan dan pengambilan keputusan oleh dirinya sendiri.

4. Kelompok kerja

Sekelompok orang yang dibentuk untuk kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan dalam organisasi sehingga dalam pelaksanaan pekerjaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.