Materi 2 : PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

Sistem adalah suatu kesatuan atau himpunanan dari hal-hal yang saling berhubungan  satu sama lain, dan membentuk keseluruhaan yang kompleks untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pendekatan Sistem adalah sebuah sistem atau upaya untuk memecahkan suatu masalah yang dilakukan dengan melihat masalah secara menyeluruh dan menganalisis secara sistem.

A. Keuntungan dari Pendekatan Sistem

Keuntungan dari pendekatan sistem antara lain :

-          Jenis dan jumlah masukan dapat diatur dan disesuaikan  denngan kebutuhan agar pemakaian sumber, tata cara dan kesanggupan menjadi efektif dan efisien.

-          Proses yang dilaksanakan dapat diarahkan agar pelaksanaan kegiatan yang tidak diperlukan dapat dihindari

-          Keluaran yang dihasilkan dapat optimal serta dapat diukur secara lebih cepat dan objektif.

-          Umpan balik dapat diperoleh pada setiap tahap pelaksanaan program

-     Selain itu jaringan kerja dapat membuat interaksi menjadi lebih kreatif dan mobilitas kerjanya akan lebih tinggi

B. Pendekatan Sistem untuk Masa yang Akan Datang

Pendekatan sistem pada masa yang akan datang merupakan suatu kegiatan atau usaha untuk memecahkan suatu masalah seacara analisis sistem untuk keberhasilan sautu organisasi di masa yang akan datang.

Di dalam sebuah organisasi, pendekatan sistem akan terus beradaptasi dan bterus berada dalam proses perubahan di organisasi tersebut. Tetapi, untuk meramalkan hal-hal apa yang akan terjadi di masa yang akan datang dengan pendekaatan sistem akan sulit. Pengaruhnya itu sendiri bersifat mendasar dan universal.

Tujuan untuk meramalkan masa yang akan datang itu sendiri adalah agar dapat memprediksi segala sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam suatu organisasi. Dengan begitu sebuah organisasi dapat memprediksi dan dapat meminimalisir permasalahan yang akan terjadi.

C. Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Peninjauan ulang atau analisis sistem adalah suatu teknik  yang digunakan untuk memecahkanmasalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem itu sendiri terdiri dari:

-          Kesadaran akan adanya suatu masalah

-          Identifikasi berbagai alternative

-          Analisis dan sintesis dari berbagai faktor

-          Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baaik

-          Membuat program kegiatan

Analisis sistem biasanya difokuskan kepada masalah –masalah operasional organisasi dengan suatu pandangan untuk mencapai tujuan organisasi dan penggunaan sumber daya secara efisien.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat sebuah analisis sistem antara lain:

1. Tentukan input dan output dasar dari sistem

2. Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap

3. Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan

4. Buat rencana kerja dan pembagian

5. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru

D. Aplikasi sistem pada Organisasi

Pendekatan sistem menjadi cara terbaik untuk menghadapi masalah organisasi yang tergolong masalah kompleks. Dengan pendekatan sistem tidak membatasi seseorang untuk berfikir mengenai organisasi  sebagai struktur yang mekanistis dan birokratis. Akan tetapi, kita dapat menanggapinya sebagai suatu sitem pemecahan masalah yang bersifat terbuka. Dengan begitu, pendekatan sistem yang terbuka menjadi proses adaptasi dalam sebuah organisasi tersebut. Aplikasi pendekatan sistem terhadap masalah yang ada di organisasi yang akan datang tidaklah simple atau sederhana.

Menurut Aryanto  dan Ma’arif, ada 3 macam persyaratan agar aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan, yaitu :

1. Sasaran sistem didefiniskan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun kadangkala tidak dapat dikuantifikasikan

2. Proses pengambilan keputusan dalam sistem riil dilakukan dengan cara sentralisasi yang logi

3. Skala perencanaan jangka panjang

E. Pendekatan Sistem dalam Hubungan dengan Organisasi

Setiap organisasi pastinya akan melakukan sebuah hubungan atau kerjasama diaantara anggota-anggotanya. Misalnya keikutsertaan anggota-anggota organisasi pada suatu program khussu dan dalam hal komunikasi informal dapat dilakukan dengan penyusunan panitia untuk pelaksaan kegiatan yang akan datang. Kemajuan dalam teknologi informasi dapaat dikembangkan melalui teknologi elektronik dan hal tersebut dapat membantu dalam sistem informasi yang belum bisa terlaksana. Di zaman sekarang ini, biasanya organisasi tersebut akan melakukan komunikasi internal yang harus dihadiri para anggota-anggotanya, tetapi untuk masa yang akan datang mungkin komunikasi internal tersebut bisa dimanfaatkan dengan pengembangan sistem informasi yang menggunakan sistem secara optmal.

F. Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Lingkungan dari suatu siste bukan hanya termasuk ssuatu yang berada di luar pengawasan sistem saja, tetapi juga menentukan dalam berbagai cara kinerja dari suatu sistem. Oleh karena itu, , lingkungan dapat dihubungkan terhadap masalah-masalah sistem yang ada. Ada 2 bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yatu : lingkungan harus diatas pengawasan sistem  dan harus mengungkapkan determinan penentu terhadp kinerja dari suatu sistem.

Pendekatan sistem yang terbuka memberikan sebuah metode yang lebih fleksibel dan cocok untuk melihaat hubungan lingkungan dengan organisasi. Tetapi dalam pelaksanaannya tidaklah mudah.

G. Peranan Manajer

Manajer harus bisa menangani perubahan-perubahan yang dinamis dan dapat melakukan koordinasi pada sistem secara keseluruhan.

Peran manajer itu sendiri terdiri dari :

1. Peran antar personal

• Pemuka simbolis : mengenai tugas-tugas seremonial yang bersifat simbolis
• Pemimpin : mengenai perekrutan, pelatihan, pemberian motivasi dan pendisiplinan karyawan
• Perantara (Penghubung) : berhubungan dengan pihak luar eperti klien, partner dll

2. Peran Informasional

• Penerus Informasi : memebri keputusan baru kepada bawahan
• Perwakilan : sebagai wakil organisasi  untuk memberikan pidato, ceramah dsb

3. Peran pengambilan keputusan

• Penyelesaian masalah : melakukan tindakan kolektif
• Pengalokasian sumber daya : mengatur sumber daya yang ada
• Negotiator : mendiskusikan berbagai persoalan dan tawar menawar dengan unit yang lain.