Materi 1 : JARINGAN KERJA DAN PERT

JARINGAN KERJA DAN PERT

A. Definisi Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem adalah cara untuk melakukan pemecahan masalah dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem.  Pendekatan sistem ini bersifat integratif ( berlandaskan cara berpikir logis dan sistematis dalam memecahkan suatu masalah ).

Setiap perencanaan kerja menggunakan cara berpikir sistem (pendekatan sistem) yang melihat pekerjaan sebagai salah satu bagian dari sistem organisasi secara keseluruhan. Masalah yang sering muncul dalam proses perencanaan seperti tidak konsistennya sistem perencanaan dengan kebutuhan di lapangan, karena para pengambil keputusan dalam membuat perencanaan sering mengabaikan pendekatan sistem dalam proses perencanaan.

a. Usaha-usaha Dalam Pendekatan Sistem

1. Usaha Persiapan

        Usaha mempersiapkan seorang pimpinan dalam pelaksanaan suatu kegiatan / organisasi untuk memecahkan masalah yang akan terjadi.

2. Usaha Definisi

          Usaha mengidentifikasi masalah yang ada atau masalah yang akan datang. Hal ini dilakukan untuk mencari solusi dari masalah tersebut.

3. Usaha Solusi

Usaha pimpinan dalam mengidentifikasi berbagai macam cara dalam memecahkan permasalahan yang sama. Dalam hal ini, pimpinan harus memastikan solusi/alternative yang  tepat untuk mencapai kinerja yang telah direncanakan.

b.   Manfaat Pendekatan Sistem

Manfaat dari pendekatan sistem seperti perencanaan lebih terkonsep sehingga arah dan tujuan dari pekerjaan dapat direncanakan dengan jelas,meminimalisir terjadinya suatu masalah dalam sistem serta mencari solusi/alternative dari permasalahan yang ada, dan mengharuskan para pekerjanya untuk berfikir secara sistematis.

B. Jaringan Kerja

Jaringan kerja adalah suatu sistem kontrol proyek dengan menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang disebut sebagai kegiatan (activity).. Dalam jaringan kerja, terdapat analisis jaringan kerja yang merupakan suatu teknik manajemen yang bermanfaat dalam mendesain, merencanakan, dan menganalisis suatu sistem yang sedang dijalankan.

Jaringan kerja mempunyai kegunaan sebagai berikut:

·         Menyusun urutan kegiatan proyek.

·         Membuat perkiraan jadwal proyek.

·         Meminimalisasi kemungkinan ketidaktetapan penggunaan sumber daya.

Ada beberapa keuntungan dari jaringan kerja yaitu sebagai berikut:

• Merencanakan suatu proyek secara lebih detail, karena keharusan menggambarkan logika ketergantungan dari setiap kegiatan dalam jaringan kerja.

• Pengaturan waktu, usaha dan perhatian tertentu secara intensif.

• Perencanaan jaringan kerja sangat membantu dalam komunikasi.

• Pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis dan dapat mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

Langkah-langkah Dalam Menyusun Jaringan Kerja

1. Inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek.

2. Perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya.

3.  Penunjukkan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu.

C. Tujuan dan Aturan Menggambar Jaringan Kerja

Tujuan dari jaringan kerja adalah untuk mengkoordinir semua unsur ( elemen ) proyek atau kegiatan kedalam suatu rencana utama dengan menciptakan model kerja untuk melengkapi proyek. Selain itu jaringan kerja juga dapat mempelajari alternative-alternative yang terdapat didalam dan diluar proyek guna untuk memperlancar kegiatan seperti penggunaan sumber-sumber secara efektif dan efisien. dan yang terakhir adalah mendapatkan atau mengembangkan skedul atau jadwal yang optimal.

Beberapa aturan yang dapat dijadikan pegangan dalam menggambar jaringan kerja:

1.     Buatlah anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan dan garis putus-putus untuk dummy (  anak panah yang hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara dua kegiatan, tidak memerlukan sumber daya dan waktu ).

2.   Dalam menggambar anak panah, usahakan pada bagian yang mendatar sebagai tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu.

3.     Keterangan kegiatan ditulis di atas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya

4.     Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang

5.     Panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu

6.     Peristiwa / kegiatan dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang bersangkutan    jika mungkin berada di dalamnya

7.     Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

D. PERT

            PERT ( Programme Evaluation and Review Technique ) sering disebut sebaagai teknik pengevaluasian dan peninjauan kembali. PERT juga merupakan suatu alat  dalam manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan di dalam suatu proyek. PERT ini digunakan saat ketidakpastian ( uncertainty ) yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan dalam pelaksanaan sebuah kegiatan/proyek.

Metode PERT adalah salah satu metode pengelolaan  atau alat bagi seorang pimpinan untuk dapat menghasilkan suatu perencanaan yang baik dan lengkap, serta berfungsi dalam melakukan pengawasan kerja. Dengan PERT,  kita dapat mengetahui pemecahan masalah serta kemungkinan mengambil kebijakan secara lebih cepat dan tepat untuk pencapaian tujuan dari kegiatan proyek.

Adapun kegunaan PERT adalah sebagai berikut:

a)   Adanya hubungan ketergantungan yang logis dari masing-masing kegiatan jaringan kerja.

b)  Dapat mengetahui  hambatan-hambatan yang terjadi, sehingga dapat mencari beberapa alternative tindakan pencegahan.

c)   Dapat  menggambarkan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis, sehingga kita dapat menyiapkan langkah-langkah apa yang harus ditempuh.

d)   Memberikan bantuan yang sangat penting dalam komunikasi.

e)   Untuk memilih pelaksanaan kegiatan lebih ekonomis dari segi pembiayaansumber daya yang dipakai dan sebagainya.

E. Sejarah PERT

PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika  Serikat dengan bantuan perusahaan konsultan manajemen Booz, Allen & Hamilton. Pada tahun 1957, angkatan laut  AS mempunyai proyek khusus yaitu “ Polaris “ .Polaris adalah sistem persenjataan yang sangat rumit yang melibatkan ratusan kontraktor dan ribuan sub kontraktor dan harus melakukan koordinasi yang baik.

D.        Lambang dan Istilah yang Digunakan Dalam PERT

Keterangan :
1. Lingkaran kecil = suatu peristiwa atau kejadian. Lingkaran ini juga dapat diganti dengan empat persegi.
2. Lingkaran kecil bernomor = menunjukkan bahwa setiap peristiwa.

3. Anak panah = menyatakan suatu aktivitas atau kegiatan.
4. Dua lingkaran dihubungkan oleh anak panah = suatu aktivitas menghubungkan peristiwa atau kejadian.

E. Ketentuan Dalam Penyusunan Jaringan Kerja

1. Suatu peristiwa tidak dapat terjadi sebelum kegiatan yang mendahuluinya selesai.

2. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, semua kegiataan yang mendahuluinya harus sudah selesai

                       Peristiwa 2 tidak dapat terjadi sebelum kegiatan A selesai.

3. Suatu peristiwa tidak boleh terjadi dua kali atau berulang ( kejadian yang kembali ke peristiwa sebelumnya ).

4. Setiap kegiatan tertuju pada satu peristiwa.

Kegiatan A tertuju pada peristiwa 2, kegaiatan B tertuju pada peristiwa 3,   kegiatan C tertuju pada peristiwa 4 dan kegiatan D tertuju pada peristiwa 5 dan kegiatan E dan F tertuju pada peristiwa 6.

5. Perhitungan selalu dimulai dari kiri ke kanan

6. Semua kegiatan dalam jaringan kerja harus selesai pada tujuan akhir

7. Panah hanya menujukkan logika ( suatu aktivitas mendahului aktivitas yang lain  yang mengikutinya)  dan panjang panah tidak mempunyai arti apa-apa.

8. Menggambarkan kegiatan majemuk dalam jaringan kerja perlu kita pecahkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Hal ini perlu dilakukan agar kegiatan –kegiatan tersebut dapat dilakukan secara bertingkat sejalan dengan kebutuhan lainnya.

9. Hindari peritiwa yang melingkar. Biasanya hal ini terjadi jika urutan logis dari suatu kegiatan terganggu dengan adanya peristiwa yang menjadi peristiwa pendahulu.

10. Jaringan tergantung, merupakan suatu peristiwa tergantung atau bebas tanpa hubungan.

F. Langkah-langkah Dalam Menggambarkan PERT

1.   Pikirkan dan tuliskan semua peristiwa yang ada dan akan terjadi. Setelah itu, satukan peristiwa yang secara logis dapat digabungkan. Jika ada peristiwa yang besar, maka harus di jabarkan lagi.

2.   Tempatkan peristiwa-peristiwa tersebut dalam suatu urutan yang logis dan beri nomor secara berurutan menurut waktu terjadinya.

3.   Buatlah daftar peristiwa tersebut secara serial, mulai dengan peristiwa akhir dan berahkir pada peristiwa awal (1) yang merupakan permulaan sebuah proyek.

4.  Tunjukkan peristiwa yang mendahului setiap peristiwa dan letakkan dalam suatu daftar.

G. Model-Model PERT

( sumber gambar : google.com )