Materi 5 : SISTEM DESAIN KERJA

SISTEM DESAIN KERJA

A. Desain Pekerjaan

Desain kerja (job design) adalah suatu proses perincican dari suatu tugas dan sebuah pelaksanaan tugas untuk individu atau kelompok agar dapat mencapai suatu tujuan. Desain kerja sangatlah peting untuk melakukan suatu pekerjaan  yang efektif dan efisein.

Adapaun alasan pentingnya desain kerja untuk para pegawai, diantaranya :

1. Semangat kerja dalam spesialisasi

    (Pengoptimalan kerja yang tidak memerlukan waktu yang lama).

2. Dilihat dari motivasi dan semangat kerja yang terdiri dari : tingginya produktivitas, tingginya kualitas produksi, tingginya kepuasan kerja dari para pegawai.

Desain pekerjaan sangatlah penting bagi semua pekerjaan. Karena,  dengan desain pekerjaan tersebut semua pekerjaan yang dilakukan akan lebih terarah dan jelas.

Adapun tujuan dari desain pekerjaan (Sunarto, 2005) adalah :

1. Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal

2. fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki

3. Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal

4. Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupaa, sehingga bisa meningkatkan kerjasama dan efektifitas tim

5. IntegrasI kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi desain kerja (menurut Flippo) adalah sebagai berikut :

1. isi masing-masing spesialisasi pekerjaan dan bentuk operasi yang berulang-ulang.

2. Pertukaran tekhnologi

3. Kebijaksanaan tenaga kerja

4.Kemaampuan para personil

5. Tersedianya kesanggupan pegawai

6. Interaksi masing-masing kepentingan dalam pekerjaan sistem

7. Serta psikologi dan kebutuhan sosial setiap manusia yang ditemukan dalam bekerja

Selain itu, ada langah-langkah yang dilakukan dalam merancang desain pekerjaan :

1. Merancang cara-cara yang tepat sesuai dengan tugasnya masing-masing

2.Perubahan pekerjaan dalam bentuk pemberian tugas yang berulang-ulang

3. Menyusun alat dan perlengkapan untuk mempersingkat waktu

4.Membangun lingkungan pekerjaan yang baik agar tidak mengurangi efektifitas orgaanisasi

5.Medesain alat-alat khusus dari pekerjaan untuk mengurangi tindakan yang tidak diperlukan

6. Segala kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan yang sedang ditangani, dihilangkan.

Adapaun hal-hal yang mencangkup desain pekerjaan, adalah :

1. Identitas pekerjaan

( Jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan ).

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab

( Adanya perician tugas  dan tangung jawab secara nyata  agar jelas diketahui ).

3. Standar wewenang dan pekerjaan

( Para pimpinan harus memberi wewenang dan standar pekerjaan kepada karyawannya secara jelas ).

4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas

( Mengenai alat, mesin dan bahan baku yang akan digunakan).

5. Rigkasan pekerjaan

( Mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utama dari pekerjaan yang telah dilakukan ).

6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya

(Jabatan darimana petugas dipromosikan da kejabatan mana petugas akan dipromosikan ).

B. Mendesain Kembali Pekerjaan (Job Redesign)

Mendesain kembali pekerjaan (job redesign) adalah kegiatan untuk merancang ulang pekerjaan yang didalamnya terdapat tugas-tugas, komponen-komponen yang berhubungan dengan pekerjaan yang bertujuan utnuk peningkatan kualitas maupun produktifitas dari sautu pekerjaan kedepannya.

Menurut Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara:

1. Simplikasi pekerjaan

Pekerjaan disederhanakan menjadi bagian-bagian terkecil dan pekerjaan dapat dilakukan bersama-sama sehingga waktu pekerjaan menjadi lebih cepat

2. Rotasi pekerjaan

Seorang pegawai berpindah dari sautu posisi ke posisi lain untuk menghindari kejenuhan dalam melaksanakan pekerjaan. Para pegawai harus menyesuaikan terlebih dahulu dengan pekerjaan barunya agar pekerjaan yang mereka lakukan menjadi optimal seperti biasanya

3. Pemekaran pekerjaan

Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang saling berkaitan dan saling mendukung diselesaikan oleh sorang pegawai/bagian. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, yang berarti cara ini ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4.  Pemekaran pekerjaan

Memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemekaran pekerjaan ini bersifat vertical, berarti cara ini ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan.

C. Pendekatan dan Teknik Desain Kerja (Job Design)

Menurut Friederick Taylor, ada beberap pendekatan yang dapat digunakan oleh para pimpinan dalam mendesain pekerjaan dan mendesain kembali pekerjaan, diantaranya :

• Setiap pekerjaan diwujudkan dalam bentuk kegiatan yang berlainan yang selalu dimulai dari awal dan selalu diakhiri dengan baik.
• Diusahakan bagaimana para pekerja dapat menganalisa penampilan kerja, maupun gerak gerik mereka dalam bekerja.
• Memeriksa beberapa alternative atau cara yang efisien untuk mengerjakan tugas.
• Melatih para pekerja untuk dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Sedangkan menurut Hellriegel pendekatan-pendekatan yang dialkukan untuk mendesain pekerjaan (job design) adalah sebagai berikut :

• Pengayaan kerja (job enrichment)

Pekerjaan jadi lebih menarik dan menantang.

• Perluasan kerja (job enlargement).

Menambah tugas untuk berbagai pekerjaan

• Seperangkat tujuan (goal setting).

Tujuan, umpan balik dan dorongan dalam pelaksanaan pekerjaan.

• Rotasi kerja (job rotation)

Sebbuah variasi kerja.

• Pendekatan sosioteknikal ( Sosiotechnical approach)

Tanggungjawab pekerjaan untuk kelompok dan adanya keseimbangan anatara aspek teknis dengan aspek sosial.

D. Teknik-Tekik Desain Kerja

1. Rotasi kerja  (job rotation)

Perpindahan dari sautu pekerjaan ke pekerjaan yang lain dengan posisi yang sama atau horizontal. Dengan cara ini dimungkinkan para pegawai bisa mengembangkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan dilepaskan dari sifat monoton, rutin dan terbatas dari suatu pekerjaan.

2. Perluasan kerja ( job enlargement)

Meningkatkan bidang pekerjaan dari setiap pegawai, yang dimana pekerjaan tersebut dikombinasikan sesuaai dengan fungsi horizontaldari suatu unit organisasi.

3. Pengayaan kerja (job enrichment)

Menghilangkan ketidakpuasan kerja dengan meningkatkan kedalam pekerjaan. Setiap pegawai juga diberi tanggung jawab untuk mengatur kecepatan kerjanya sendiri, memperbaiki kesalahan pekerjaannya, memutuskan cara terbaik untuk pelaksanaan pekerjaan dan pengambilan keputusan oleh dirinya sendiri.

4. Kelompok kerja

Sekelompok orang yang dibentuk untuk kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan dalam organisasi sehingga dalam pelaksanaan pekerjaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Materi 4 : ANALISIS SITEM

ANALISIS SITEM

A. Definisi Analaisis Sistem

• Definisi Analisis

Analisis adalah langkah lebih lanjut setelah melakukan pengumpulan data untuk perwujudan yang lebih dimengerti dan diinterpretasikan dengan cara tertentu.

• Definisi Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur yang saling berkaitan satu sama lain dan saling mempengaruhi dalam pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu.

• Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu teknik atau cara yang dilakukan untuk mengidentifikasikan suatu masalah dalam pemecahan masalah dan juga pengambilan keputusan.

B. Tahapan Analisis Sistem

Tahapan yang harus dilakukan dalam analisis sistem antara lain :

1. Identify

Menidentifikasi penyebab masalah, dan juga mengidentifikasi titik keputusan.

2. Understand

Memahami segala pekerjaan dari sistem yang ada seperti jenis penelitian, jadwal penelitian,hasil penilitian dan sebagainya..

3. Analyze

Menganalisis kelemahan dan keutuhan informasi dalam sistem.

4.  Report

Membuat laporan hasil dari analisis yang telah dilakukan dan setelah itu meminta ersetuuan kepada pihak manajemen untuk melakukan  tindakan lebih lanjut.

Terdapat perbedaan antara analisisi sistem dengan pendekatan sistem. Di dalam pendekataan sistem proses pemikiran berdasarkan logika sistem untuk menjelaskan suatu fenomena atau kegiatan. Sedangkan analisis sistem hasil dari proses tersebut adalah sebuah prediksi

B. Analisis Misi

Analisis misi adalah suatu cara penentuan sebuah tujuan dan kita bisa mengetaui sejauhmana kita mencapai tuuan tersebut dana pa langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Analisis misi itu sendiri menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur  dengan pencapaian hasil sistem yang dimana memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan kebutuhan. Dalam pembuatan keputusan, misi yang bersifat objektif berhubungan dengan spesifikasi yang disediakan dalam sistem perencanaan. Disetiap kegiatan selalu diawali dengan perencanaan dan kemudian akan diarahkan menu tujuan tertentu. Setelah itu yang harus dilakukan adalah analisis misi, penyampaian rencana dengan menujukkan kegiatan dan program dari hal-hal terkecil untuk memecahkan masalah yang ada.

C. Analisis Fungsi

Analisis fungsi merupakan proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasikan dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan (Kaufman, 1998).

Dalam pelaksanaannya, analisis fungsi dapat diidentifikasi dengan beberapa pertanyaan seperti :

-          Apa yang harus dikerjakan?

-          Dalam urutan apakah kita melaksanakannya?

-          Terdiri dari komponen manakah setiap higher level function?

-          Apakah ada hubungan antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain?

Hasil dari analisis fungsi adalah kita dapat mengetahui keliruan-keliruan yang ada di masa lalu dan menemukan  cara-cara baru yang lebih baik dari sebelumnya untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya. Dalam melakukan analisis terhadap fungsi dan faktor-faktornya, berlaku 2 ketenutan yaitu : Tingkat kesiapan yang memadai (sasarannya dinyatakan sebagai kekuatan/peluag faktor internal) dan tingkat kesiapan yang kurang memadai (tidak memenuhi kriteria kesiapan minimal / kelemahan faktor internal dan ancaman bagi faktor eksternal).

D. Analisis Tugas

Analisis tugas ini menccakup banyak hal, dimulai dari mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan, menentukan masalah, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan masalah, menentukan dan menyeleksi strategy serta memilih alternatif untuk memecahkan suatu masalah. Didalam sistem pembelajaran,analsis tugas ini sangat diperlukan. Yang dibahas dalam sistem ini adalah mengenai jenis/tipe belajar disekolah dan tugas-tugas yang dipersyaratkan. Dengan begiitu, pendidikan dapat mengetahui apa saja yang harus diaajarkaan dan bagaimana cara ia mengajarkan sebuah materi kepada para peserta didik.

Tujaun dari analisis tugas tersebut khususnya dalam pendidikan adalah untuk mempersiapkan para peserta didik di masa yang akan datang agar menjadi manusia yang mandiri dan produktif yang dimana dalam proses pembelaajaran ditekankan kepada pertumbuhan dan perkembangan setiap individu/peserta didik.

E. Analisis Metode

Analisis metode bisa disebut sebaagai analisis pelengkap dari analisis-analisis sebelumnya. Karena analysis metode dapat dilakukan jika analisis yang sebelumyasudah diselesaikan ataau dilenkapi. Analisis metode mengidentifikasikan strategi dan alat-alat yang memungkinkan untuk mencapai setiap keperluan dan nantinya akan mendapatkan keuntungan tambahan dari setiap seleksi terakhir dalam langkah pendekatan sistem berikutnya.

F. Ruang Lingkup Analisis Sistem

1. Filsafat Sistem

Salah satu yang mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem. Ada beberapa filosofis yang harus dimengerti dalam berfikir sistem, diantaranya sebagai berikut :

1. Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem (tidak bertentangan dengan kaidah ilmiah)

2. Penggunaan konsep sistem terbukti berguna dika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi

3. Berfikir sistem tidak mempunyai sejarah yang jelas atau tidak dapat dipisahkan dari sejarah ilmu pengetauan secara umum

4. Sebagian orang tidak setuju bahwa berfikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem.

5. Pendekatan sistem dapat dikatakan efisien untuk dilakukan jiika masalah tersebut bersifat kompleks

6. Doktrin dari berfikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkaan pendapat tahayul-metafisika.

2. Mengembangkan Sistem Informasi

Dalam melakukan analisis sistem diperlukan bermacam-macam informasi yang berasal dari bagian yang ada dalam organisasi. Ada 4 macam pendekatan menurut Winardi (1988) dalam mengembangkan sistem informasi, yaitu:

-          Pendekatan hirakris dengan prosesing data yang bersifat sentralisasi

-          Pendekatan hirakris dengan prosesing data yang bersifat desentralisasi

-          Pendekatan sistem dengan suatu sistem informasi yang terintegrasi

-          Pendekatan sistem dengan sebuah sistem informasi yang di distribusi

3.  Waktu , kompleksitas dan biaya

Ruang lingkup analisis sistem dapat berbeda jika dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya. Analisis sistem harus ditetapkan secara jelaas pada waktu-waktu tertentu guna menghadapi faktor-faktor pembatasan-pembatasan biaya dan waktu.

Banyak pendapat yang mengatakan bahwa jika ingin membuat sebuah sistem diperlukan waktu yang lama untuk menganalisiskannya. Adapun keuntungan dari menganalisis sistem yang lama menurut Winardi (1988), adalah sebagai berikut :

1. Efektifitas dari sistem yang berlaku

(menilai sebuah sistem apa sudah memuaskan atau belum)

2. Ide-ide untuk mendesain

(apa yang akan dilakukan dan kebutuhan-kebutuhan tambahan di dalam sebuah sistem)

3. Pengenalan sumber

(mengamati sumber-sumber yang ada untuk sistem baru)

4. Mengkonversi pengetahuan

(para analisis harus mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang telah dilakukan)

5. Titik tolak umum

(penggerak peruahan dan titik tolak dalam perancangan sistem yang baru)

Hasil akhir analisis sistem dapat berupa alternatif-alternatif (menurut Winardi) sebagai berikut :

1. Hentikan pekerjaan

Karena adanya TEOS (Technical Feasibility, Economical Feasibility, Operational Feasibility and Schedule Feasibility)

2. Situasi dimana pekerjaan dihentikan

Misalnya karena adanya masalah kekurangan dana atau sikap konservati dari pihak manajemen.

3. Modifikasi

Adanya perubahan pada aspek-aspek tertentu

4. Pekerjaan dilanjutkan secara bertahap

Berlangsung secara semestinya

5. Pekerjaan boleh dilanjutkan tanpa syarat

Usulan-usulan atau proposal sistem yang dibenarkan oleh pihak manajemen, terutama mengenai biaya yang dikeluarkan akan melampaui keuntungan yang dapat diukur.

Materi 3 : PENDEKATAN SISTEM SEBAGAI PROSES MANAJEMEN PENDIDIKAN

PENDEKATAN SISTEM SEBAGAI PROSES MANAJEMEN PENDIDIKAN

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sistem merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk sebuah totalitas. Sistem merupakan kumpulan dari beberapa komponen yang terdiri unsur-unsur yang memilihki keterikatan untuk mencapai suatu tujuan.

Pendekatan sistem sendiri mempunyai arti yaitu suatu cara berfikir yang interdisipliner (antar disiplin atau bidang studi) dan kaya akan konsep dan praktek dalam pelaksanaannya. Pendekatan sistem dilakukan untuk menemukan sebuah jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam suatu permasalahn yang sedang terjadi.Pemikiran seperti itu bisa dikatakan sebagai pemikiran sistem yang sistematis (metodis,terstruktur, teratur, berencana dan analistis) dan rasional (acuan, hubungan-hubungan dana rah tujuan).

A. Sistem Perencanaan

Sistem perencanaan adalah sebuah cara atau tindakan yang berada dalam keadaan saling berhubungan dimana hal itu dilakukan untuk memlih tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

Ada beberapa tujuan perencanaan yang dikemukakan oleh Stephen Robbins dan Mary Coulter, yaitu :

1. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajr maupun karyawan non-manajerial

Dengan dilakukannya pemgarahan tersebut, karyawan nantinya dapat mengetaahui pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan mereka ketika bekerja.

2. Untuk megurangi ketidakpastian

Sebuah perencanaan harus melihat jauh kedepan dan dapat memprediksikan perubahan yang akan terjadi dan solusi pemecahannya.

3. Untuk meminimalisir pemborosan

Sebuah perencanaan dapat mengetahui dan menghapus hal-hal apa saja dari sebuah pekerjaan yang tidak efesien dan pemborosan di dalam kantor atau organisasi.

4. Untuk menetapkan tujuan dan standar proses pengontrolan dan pengevaluasiaan

Membandingkan sebuah perencanaan dengan realita yang ada di lapangan.

B. Penelitian yang relevan tentang perencanaan

   Strategic Information System Planning (SISP)

Strategic Information System Planning atau dalam Bahasa Indonesiannya adalah Perencanaan Strategis Sstem Informasi adalah suatu sistem yang biasanya ada di dalam sebuah organisasi atau perusahaan dan dianggap sangat penting keberadaannya. Dengan sistem tersebut perusahaann datau organiasasi dapat mencapai tujuan mereka. Tetapi, jika SISP ini mengalami kegagalan maka kerugian akan didapat oleh perusahaan atau organisasi tersebut.

Tujuan dari SISP ini antara lain :

-    Organisasi atau perusahaan dapat menentukan prioritas investasi

-    Mendapatkan competitive advantage

-    Membangun cara baru dalam managing dan organizing

-    Untuk mendevelop sebuah bisnis baru

C. Analisis Sistem dalam Organisasi

Analisis sistem adalah sebuah proses atau cara memilih untuk mengatasi dan memecahkaan masalah di dalam perusahaan,bisnis,organisasi atau sebagainya. Analisis sistem itu sendiri meliputi : dekomposisi sistem (membagi sistem menjadi bagian-bagian) dan sintesis sistem ( sistem keseluruhan)

Hal ini sangat berguna bagi pelaksaan di dalam sebuah organisasi. Utuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh organisasi tersebut, perlu adanya sebuah perencanaan yang sudah dibuat dan memiliki kebersamaan prinsip diantara anggota-anggota organisasi tersebut.

Sebuah perencanaan yang baik terdiri dari beberapa elemen. Contoh model perencanaan yang baik adalah sebagai berikut :

1. Seperangkat tujuan dan sasaran
2. Menentukan Kondisi
3. Membuat Standar
4. Mensintesa Bermacam-macam Alternatif Pemecahan Masalah
5. Membuat Anggaran
6. Memilih Alternatif
7. Mengorganisasikan Rencana
8. Mengadakan Evaluasi

Ada tugas penting di dalam menganalisis sistem, yaitu :

-          Menentukan lingkup sistem

-          Mengumpulkan fakta

-          Menganalisis fakta

-          Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Adapaun langkah-langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan analisis sistem:
-          Identify (mengidentifikasikan masalah yang ada)
-          Understand (memahami kerja sistem yang ada)
-          Analyze (menganalisis sistem yang ada)
-          Report (membuat laporan dari analisis yang sudah dilakukan)

Analisis sistem dan organisasi saling berhubungan dimana dalam sistem organisasi itu sendiri berorientasi atau memfokuskan kepada sistem-sistem manusia di dalamnya. Hal-hal seperti komponen-komponen, kegiatan-kegiatan dan keikutsertaan anggotanya didasarkan atas analisis ilmiah.

D. Tanggung Jawab Manajer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajer adalah orang yang mengatur pekerjaan atau kerjasama di antara berbagai kelompok atau sejumlah orang untuk mencapai sasaran

Dapat dikatakan pula kalau seorang manajer adalah orang yang berwenaang untuk mengatur dan mengarahkan rekan kerjanya agar bertanggungjawab dengan pekerjaan yang mereka lakukan untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

Pekerjaan seorang manajer itu sendiri diantaranya adalah merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem pembelajaran secara efektif dan efisien dan hal tersebut sangat tergantung pada ebutuhan siswa dan lingkungannya. Manajemen pendidikaan dapat dikatakan sebagai proses kemampuan untuk penyelesaian sebuah kegiatan pendidikan secara keseluruhan.

Di dalam manajemen pendidikan terdapat 6 langkah kegiatan, diantaranya :

-          Identifikasi masalah

-        Menentukan keperluan untuk menyelesaikan masalah dan menetapkan kemungkinan penyelesaiannya

-          Strategi penyelesaian dan peralatan yang digunakan

-   Strategi penyelesaian penerapan meliputi manajemen dan strategi penyelesaian pengawasan dan perawatan.

-   Pekerjaan dinilai berdasarkan keberhasilan di atas kebutuhan yang lebih dahulu diperlukan

-          Menciptakan lagkah baru yang telah diperbaiki

    Di dalam dunia pendidikan, proses ini diciptakan dalam bentuk perencanaan sebuah sisstem pendidikan yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada berdasarkan kebutuhan.

Tingkat dan Keahlian Manajer

a. Tingkat Manajer

-  Top-level managers : bertanggungjawab terhadap keseluruhan manajemennya menyangkut keberlangsungan, pertumbuhan dan keefektifan secara keseluruhan dari organisasi

- Middle-level managers :disebut sebagai manajer taktis, tugasnya adalah menerjemahkan atau memperjelaas tuuan dan rencana-rencana umum yang telah dibuat kedalam sasaran dan aktivitas yang lebih spesifik

-     Frontline manager : disebut sebagai manajer operasional, terjun langsung dengan para pekerja nonmanajemen dan mengimplementasikan rencana-rencana khusus yang dibuat oleh para manajer tingkat menengah

b. Keahlian manager

-    Keahlian teknis : melengkapi aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehari-hari saat                                            bekerja

- Keahlian konseptual dan pengambilan keputusan : mempu menyimpulkan dan menyelesaikan masalah-masalah demi kepentingan organisasi

-  Keahlian interpersonal dan komunikasi : mempengaruhi kemampuan para manajer untuk bekerja lebih baik dengan rekan-rekannya yang lain. Dan diharapkan mereka dapat mengembangkan kemampuan memimpin, memotivasi dan berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang yang ada disekelilingnya.

E. Model Ssitem Sibernetika

Sibernetika adalah sebuah studi interdisiplin mengenai struktur sistem regulasi / pengaturan. Di dalam teori sistem, sibernatika merupakan suatu gerakan didalam kerangka umum pemikiran sistem yang menjelaskan bahwa manusia dan masyrakat dapat dipahami dan dimengerti melalui studi pesan-pesan dn juga kemudahan-kemudahan komunikasi.

Model sibernatika menguapayakn alat agar dapat menilai umpan balik dan dampak terhadap keadaan sistem pemauntauan kegiatan sistem dan pengadaptasian sistem sebagai kepentingan ilmu pengetahuan.

Di dalam sistem sibernatika ini, dibutuhkan sebuah program pengelolaan data. Seorang manajer pendidikan adalah orang yang dapat membuat keputusan dan pastinya memiliki data dan informasi yang jelas sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasinya. Peranann data elektronik sangat berperan dalam hal tersebut. Pemakaian computer yang notabene adalah suatu sub sistem dan jika dapat dikelola dengan tepat maka akan melengkapi kenyataan informasi. Hal ini membuktikan bahwa computer adalah sebuah komponen sistem secara keseluruhan.

	Cara berfikir sibernatika

 

Materi 2 : PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

Sistem adalah suatu kesatuan atau himpunanan dari hal-hal yang saling berhubungan  satu sama lain, dan membentuk keseluruhaan yang kompleks untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pendekatan Sistem adalah sebuah sistem atau upaya untuk memecahkan suatu masalah yang dilakukan dengan melihat masalah secara menyeluruh dan menganalisis secara sistem.

A. Keuntungan dari Pendekatan Sistem

Keuntungan dari pendekatan sistem antara lain :

-          Jenis dan jumlah masukan dapat diatur dan disesuaikan  denngan kebutuhan agar pemakaian sumber, tata cara dan kesanggupan menjadi efektif dan efisien.

-          Proses yang dilaksanakan dapat diarahkan agar pelaksanaan kegiatan yang tidak diperlukan dapat dihindari

-          Keluaran yang dihasilkan dapat optimal serta dapat diukur secara lebih cepat dan objektif.

-          Umpan balik dapat diperoleh pada setiap tahap pelaksanaan program

-     Selain itu jaringan kerja dapat membuat interaksi menjadi lebih kreatif dan mobilitas kerjanya akan lebih tinggi

B. Pendekatan Sistem untuk Masa yang Akan Datang

Pendekatan sistem pada masa yang akan datang merupakan suatu kegiatan atau usaha untuk memecahkan suatu masalah seacara analisis sistem untuk keberhasilan sautu organisasi di masa yang akan datang.

Di dalam sebuah organisasi, pendekatan sistem akan terus beradaptasi dan bterus berada dalam proses perubahan di organisasi tersebut. Tetapi, untuk meramalkan hal-hal apa yang akan terjadi di masa yang akan datang dengan pendekaatan sistem akan sulit. Pengaruhnya itu sendiri bersifat mendasar dan universal.

Tujuan untuk meramalkan masa yang akan datang itu sendiri adalah agar dapat memprediksi segala sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam suatu organisasi. Dengan begitu sebuah organisasi dapat memprediksi dan dapat meminimalisir permasalahan yang akan terjadi.

C. Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Peninjauan ulang atau analisis sistem adalah suatu teknik  yang digunakan untuk memecahkanmasalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem itu sendiri terdiri dari:

-          Kesadaran akan adanya suatu masalah

-          Identifikasi berbagai alternative

-          Analisis dan sintesis dari berbagai faktor

-          Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baaik

-          Membuat program kegiatan

Analisis sistem biasanya difokuskan kepada masalah –masalah operasional organisasi dengan suatu pandangan untuk mencapai tujuan organisasi dan penggunaan sumber daya secara efisien.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat sebuah analisis sistem antara lain:

1. Tentukan input dan output dasar dari sistem

2. Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap

3. Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan

4. Buat rencana kerja dan pembagian

5. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru

D. Aplikasi sistem pada Organisasi

Pendekatan sistem menjadi cara terbaik untuk menghadapi masalah organisasi yang tergolong masalah kompleks. Dengan pendekatan sistem tidak membatasi seseorang untuk berfikir mengenai organisasi  sebagai struktur yang mekanistis dan birokratis. Akan tetapi, kita dapat menanggapinya sebagai suatu sitem pemecahan masalah yang bersifat terbuka. Dengan begitu, pendekatan sistem yang terbuka menjadi proses adaptasi dalam sebuah organisasi tersebut. Aplikasi pendekatan sistem terhadap masalah yang ada di organisasi yang akan datang tidaklah simple atau sederhana.

Menurut Aryanto  dan Ma’arif, ada 3 macam persyaratan agar aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan, yaitu :

1. Sasaran sistem didefiniskan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun kadangkala tidak dapat dikuantifikasikan

2. Proses pengambilan keputusan dalam sistem riil dilakukan dengan cara sentralisasi yang logi

3. Skala perencanaan jangka panjang

E. Pendekatan Sistem dalam Hubungan dengan Organisasi

Setiap organisasi pastinya akan melakukan sebuah hubungan atau kerjasama diaantara anggota-anggotanya. Misalnya keikutsertaan anggota-anggota organisasi pada suatu program khussu dan dalam hal komunikasi informal dapat dilakukan dengan penyusunan panitia untuk pelaksaan kegiatan yang akan datang. Kemajuan dalam teknologi informasi dapaat dikembangkan melalui teknologi elektronik dan hal tersebut dapat membantu dalam sistem informasi yang belum bisa terlaksana. Di zaman sekarang ini, biasanya organisasi tersebut akan melakukan komunikasi internal yang harus dihadiri para anggota-anggotanya, tetapi untuk masa yang akan datang mungkin komunikasi internal tersebut bisa dimanfaatkan dengan pengembangan sistem informasi yang menggunakan sistem secara optmal.

F. Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Lingkungan dari suatu siste bukan hanya termasuk ssuatu yang berada di luar pengawasan sistem saja, tetapi juga menentukan dalam berbagai cara kinerja dari suatu sistem. Oleh karena itu, , lingkungan dapat dihubungkan terhadap masalah-masalah sistem yang ada. Ada 2 bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yatu : lingkungan harus diatas pengawasan sistem  dan harus mengungkapkan determinan penentu terhadp kinerja dari suatu sistem.

Pendekatan sistem yang terbuka memberikan sebuah metode yang lebih fleksibel dan cocok untuk melihaat hubungan lingkungan dengan organisasi. Tetapi dalam pelaksanaannya tidaklah mudah.

G. Peranan Manajer

Manajer harus bisa menangani perubahan-perubahan yang dinamis dan dapat melakukan koordinasi pada sistem secara keseluruhan.

Peran manajer itu sendiri terdiri dari :

1. Peran antar personal

• Pemuka simbolis : mengenai tugas-tugas seremonial yang bersifat simbolis
• Pemimpin : mengenai perekrutan, pelatihan, pemberian motivasi dan pendisiplinan karyawan
• Perantara (Penghubung) : berhubungan dengan pihak luar eperti klien, partner dll

2. Peran Informasional

• Penerus Informasi : memebri keputusan baru kepada bawahan
• Perwakilan : sebagai wakil organisasi  untuk memberikan pidato, ceramah dsb

3. Peran pengambilan keputusan

• Penyelesaian masalah : melakukan tindakan kolektif
• Pengalokasian sumber daya : mengatur sumber daya yang ada
• Negotiator : mendiskusikan berbagai persoalan dan tawar menawar dengan unit yang lain.